Tietosuojaseloste
Päivitetty 8.10.2026. Korvaa 4.–8.1.2018 päivätyt rekisterikohtaiset selosteet.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
| Rekisterinpitäjä | VisioTech Finland Oy (Y-tunnus 1738463-7) |
| Osoite | Ruukintie 3, 02330 Espoo |
| Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa | Toni Rauhala, 020 786 1616, toni.rauhala@visiotech.fi |
| Tietosuojapyynnöt | tietosuoja@visiotech.fi |
| Sovellettava lainsäädäntö | EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja tietosuojalaki (1050/2018) |
| Päivitetty | 8.10.2026 — korvaa 4.–8.1.2018 päivätyt rekisterikohtaiset selosteet |
Tämä seloste kuvaa, miten VisioTech Finland Oy käsittelee henkilötietoja liiketoiminnassaan. Seloste on jaettu käsittelykokonaisuuksiin (osat 3–8). Rekisteröidyn oikeudet (osa 2) ja yhteiset periaatteet — käsittelijät ja vastaanottajat, tietojen siirrot, suojaus (osat 9–11) — koskevat kaikkia kokonaisuuksia.
2. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus:
- saada tieto siitä, käsittelemmekö tietojasi, ja saada jäljennös tiedoistasi (tarkastusoikeus)
- oikaista virheelliset tai puutteelliset tiedot
- saada tietosi poistetuksi, kun käsittelylle ei enää ole perustetta (”oikeus tulla unohdetuksi”)
- rajoittaa käsittelyä ja vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
- kieltää suoramarkkinointi milloin tahansa — kielto toteutetaan aina
- saada itse toimittamasi tiedot koneluettavassa muodossa (siirto-oikeus), kun käsittely perustuu sopimukseen
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi
Pyynnön voi tehdä vapaamuotoisesti sähköpostilla osoitteeseen tietosuoja@visiotech.fi tai asiakaspalveluumme. Pyyntöjen käsittely on maksutonta. Varmistamme pyynnön esittäjän henkilöllisyyden ennen tietojen luovuttamista. Vastaamme kuukauden kuluessa; jos pyyntö on erityisen monimutkainen tai pyyntöjä on useita, määräaikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella, mistä ilmoitamme erikseen.
3. Asiakkaat ja asiakassuhteen hoito
Käsittelyn tarkoitus
Asiakassuhteen hoitaminen: tilausten, palvelupyyntöjen ja yhteydenpidon hallinta, asiakashistorian ylläpito sekä palvelun tuottaminen sovitulla tavalla. Tietoja käytetään myös toiminnan kehittämiseen ja tilastointiin sekä asiakasviestinnän kohdentamiseen. Tietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointitarkoituksiin.
Oikeusperuste
Sopimuksen täytäntöönpano (6 art. 1 b) asiakassuhteessa; asiakasyritysten yhteyshenkilöiden osalta oikeutettu etu (6 art. 1 f): asiakassuhteen hoitaminen ja yhteydenpito henkilön työroolin perusteella. Suoramarkkinointi nykyisille asiakkaille perustuu oikeutettuun etuun (asiakassuhteeseen liittyvä viestintä), ja sen voi kieltää milloin tahansa.
Käsiteltävät tiedot
- nimi, edustettu yritys ja rooli
- yhteystiedot: sähköposti, puhelinnumero, postiosoite
- tilaus- ja palveluhistoria, palvelupyynnöt ja niiden käsittelytiedot
- yhteydenpito: viestit, puhelujen tekstitallenteet ja soittopyynnöt (ks. osa 8)
Tietolähteet
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään (tilaukset, yhteydenotot, sopimukset), palvelun käytön yhteydessä, puhelinvaihteemme puheluista (osa 8) sekä yhteys- ja yritystietojen päivityspalveluista.
Säilytysaika
Asiakassuhteen ajan ja sen päättymisen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvoitteiden hoitamiseksi tai mahdollisten vaatimusten käsittelemiseksi (velan vanhentumisesta annetun lain mukaiset vanhentumisajat). Kirjanpitoaineistoon sisältyvät tiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisesti (osa 5). Tarpeettomiksi käyneet tiedot poistetaan tai anonymisoidaan säännöllisesti.
4. Sopimukset
Käsittelyn tarkoitus
Asiakas- ja sidosryhmäsopimusten hallinta: laadinta, ylläpito, arkistointi ja velvoitteiden seuranta.
Oikeusperuste
Sopimuksen täytäntöönpano (6 art. 1 b); sopimuskumppanin yhteyshenkilöiden osalta oikeutettu etu (6 art. 1 f): sopimussuhteen hoitaminen henkilön työroolin perusteella.
Käsiteltävät tiedot
- sopimuksen allekirjoittajan ja yhteyshenkilöiden nimet ja yhteystiedot
- edustettu yritys ja Y-tunnus
- tilatut palvelut ja sovitut ehdot
Tietolähteet
Sopimusneuvottelut ja sopimuskumppanilta itseltään saadut tiedot.
Säilytysaika
Sopimuskauden ajan ja sen päättymisen jälkeen niin kauan kuin sopimukseen perustuvia vaatimuksia voidaan esittää tai niihin on vastattava.
5. Laskutus
Käsittelyn tarkoitus
Laskujen toimittaminen, maksujen seuranta ja kirjanpito sekä tarvittaessa perintä.
Oikeusperuste
Sopimuksen täytäntöönpano (6 art. 1 b) sekä lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c): kirjanpitolaki edellyttää tositeaineiston säilyttämistä.
Käsiteltävät tiedot
- laskutettavan yhteyshenkilön nimi ja edustettu yritys
- laskutus- ja yhteystiedot
- hinta-, maksu- ja suoritustiedot
Tietolähteet
Tilaukset ja sopimukset sekä asiakkaan ilmoittamat laskutustiedot.
Luovutukset
Laskutuksessa tietoja käsittelee taloushallinnon kumppanimme (osa 9). Perintätilanteissa tietoja luovutetaan tarvittaessa perintää hoitavalle taholle sekä viranomaisille lain edellyttämässä laajuudessa.
Säilytysaika
Kirjanpitolain mukaisesti: tositteet 6 vuotta ja kirjanpitokirjat 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
6. Prospektit ja potentiaaliset asiakkaat
Käsittelyn tarkoitus
Uusien asiakkuuksien avaaminen ja niihin liittyvä yhteydenpito yritysasiakkaiden päättäjiin ja yhteyshenkilöihin (B2B). Tämä osio kattaa myös vastaanotetut käyntikortit.
Oikeusperuste
Oikeutettu etu (6 art. 1 f): yritysten välinen myynti ja markkinointi henkilön työroolin perusteella. Käsittelyä voi vastustaa ja suoramarkkinoinnin kieltää milloin tahansa.
Käsiteltävät tiedot
- nimi, työrooli ja edustettu yritys
- työyhteystiedot: sähköposti, puhelinnumero, postiosoite
- yhteydenpitohistoria ja keskustelutiedot asiakkuusneuvotteluista
Tietolähteet
Henkilöltä itseltään (yhteydenotot, käyntikortit, tapaamiset, verkkosivujen yhteydenottolomake), puhelinvaihteeseemme tulleista yhteydenotoista (osa 8), julkisista lähteistä sekä yritystietopalveluista.
Säilytysaika
Niin kauan kuin yhteydenpito on aktiivista tai asiakkuuden avaaminen on vireillä. Tiedot tarkistetaan säännöllisesti, ja vanhentuneet tai tarpeettomat tiedot poistetaan. Asiakkuuden syntyessä tiedot siirtyvät asiakastietoihin (osa 3).
7. Sähköpostiviestintä
Käsittelyn tarkoitus
Yrityksen sähköpostiviestinnän toteuttaminen: yhteydenpito asiakkaisiin, kumppaneihin ja muihin sidosryhmiin.
Oikeusperuste
Sopimuksen täytäntöönpano (6 art. 1 b) asiakassuhteissa; muutoin oikeutettu etu (6 art. 1 f): yhteydenottoihin vastaaminen ja liiketoiminnan yhteydenpito.
Käsiteltävät tiedot
- lähettäjän ja vastaanottajan nimi, sähköpostiosoite ja edustettu yritys
- viestien sisältö ja liitteet
Tietolähteet
Vastaanotetut ja lähetetyt viestit.
Säilytysaika
Viestit säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen asian hoitamiseksi ja yhteydenpidon dokumentoimiseksi. Asiakassuhteeseen liittyvä olennainen sisältö dokumentoidaan asiakas- tai palvelupyyntötietoihin, ja postilaatikkoja siivotaan säännöllisesti.
8. Tekoälyavusteinen puhelinvaihde
Mitä tämä osio koskee
Puhelinvaihteissamme soittajaa voi palvella tekoälyavustaja. Avustaja keskustelee soittajan kanssa, selvittää asian ja yhdistää puhelun oikealle henkilölle, kirjaa soittopyynnön tai välittää viestin eteenpäin. Myös vaihteen kautta soitetut lähtevät puhelut (esimerkiksi takaisinsoitot) kulkevat saman järjestelmän kautta. Puheluista muodostuu tekstimuotoinen tallenne, jota käytetään asian hoitamiseen. Henkilöstömme suoraan vastaamia puheluita ei muunneta tekstiksi.
Ääntä ei tallenneta. Puhe muunnetaan tekstiksi reaaliaikaisesti; äänitiedostoa ei muodosteta eikä säilytetä.
Soittajalle kerrotaan puhelun alussa, että hän asioi tekoälyavustajan kanssa ja että puhelusta muodostuu tekstitallenne. Tämä seloste on jatkuvasti saatavilla osoitteessa visiotech.fi.
Käsiteltävät tiedot
| Tietoryhmä | Sisältö |
|---|---|
| Yhteystiedot | puhelinnumero, nimi, edustettu yritys |
| Keskustelun sisältö | tekstimuotoinen tallenne puhelusta, myös mahdollisen yhdistämisen jälkeiseltä osuudelta |
| Puhelun perustiedot | ajankohta, kesto, suunta (saapuva/lähtevä), puhelun tila ja käsittelijä |
| Asian tiedot | puhelun aihe, toivottu henkilö, kiireellisyys ja siihen liittyvän palvelupyynnön viite |
| Palvelukokemus | keskustelun sanallisesta sisällöstä muodostettu yleisarvio palvelukokemuksesta palvelun laadun seurantaa varten; ei perustu ääneen tai äänenpainoon |
Nimen, yrityksen ja asian kertominen on vapaaehtoista. Ilman niitä puhelun ohjaaminen oikealle henkilölle ja palvelupyynnön kirjaaminen voivat jäädä puutteellisiksi tai asia on hoidettava muuta kautta.
Avustajalle ei ole tarkoitettu kerrottavaksi erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Jos soittaja kertoo sellaisia oma-aloitteisesti, niitä ei käytetä muuhun kuin asian hoitamiseen, ja ne poistetaan tallenteesta pyynnöstä.
Tietolähteet
- soittajalta itseltään puhelun aikana
- teleoperaattorilta soittajan puhelinnumero
- asiakastietojärjestelmästämme soittajan tunnistamista varten
Käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet
| Käyttötarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|
| Puhelun ohjaaminen oikealle henkilölle ja soittopyynnön välittäminen | Sopimuksen täytäntöönpano (6 art. 1 b) asiakassuhteessa; muutoin oikeutettu etu (6 art. 1 f): soittajan yhteydenottoon vastaaminen |
| Palvelupyynnön luominen ja päivittäminen puhelun perusteella | Sopimuksen täytäntöönpano (6 art. 1 b) |
| Asian dokumentointi ja asiakashistorian ylläpito | Sopimuksen täytäntöönpano (6 art. 1 b) |
| Asiakastietojen ylläpito puhelussa saatujen yhteystietojen perusteella | Sopimuksen täytäntöönpano (6 art. 1 b) asiakassuhteessa; muutoin oikeutettu etu (6 art. 1 f): ajantasaiset yhteystiedot asiakasyrityksen yhteyshenkilöistä |
| Palvelun laadun ja toiminnan kehittäminen | Oikeutettu etu (6 art. 1 f): palvelumme toimivuuden seuranta ja parantaminen |
Käsittely ei perustu suostumukseen. Oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä voi vastustaa (21 art.), ja etujen punninnasta saa lisätietoja tietosuojapyyntöjen osoitteesta.
Automaattinen käsittely
Puheluja käsitellään automaattisesti puheentunnistuksen ja tekoälyn avulla asian tunnistamiseksi, palvelupyynnön kirjaamiseksi ja palvelukokemuksen arvioimiseksi. Tekoälyn tuottamat yhteenvedot ja ehdotukset asiakastietojen päivityksiksi tallennetaan vasta, kun työntekijämme on tarkistanut ne.
Kyse ei ole tietosuoja-asetuksen 22 artiklassa tarkoitetusta automaattisesta päätöksenteosta: käsittely ei tuota rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia eikä vastaavia merkittäviä vaikutuksia, ja asian ratkaisee aina ihminen. Palvelukokemuksen arvio ei vaikuta siihen, miten soittajaa palvellaan.
Vastaanottajat ja säilytysajat
Henkilötietojen käsittelijät ja vastaanottajat on kuvattu osassa 9 ja tietojen siirrot osassa 10.
| Aineisto | Säilytysaika |
|---|---|
| Puhelun tekstitallenne ja tunnisteelliset puhelutiedot | 6 kuukautta puhelusta — tiedot poistetaan automaattisesti |
| Palvelupyyntö ja siihen kirjattu yhteenveto | Asiakassuhteen ajan (osa 3) |
Tarkastusoikeus koskee tekstitallennetta säilytysajan puitteissa. Äänitallennetta ei ole olemassa, joten sellaista ei voida toimittaa.
9. Henkilötietojen käsittelijät ja vastaanottajat
Käytämme palvelujen tuottamisessa seuraavia tahoja. Henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaiset käsittelysopimukset. Teleoperaattorit välittävät puheluliikenteen ja toimivat omassa toiminnassaan itsenäisinä rekisterinpitäjinä.
| Taho | Rooli |
|---|---|
| Microsoft Ireland Operations Ltd. (pilvipalvelut: Microsoft 365 ja Azure) | Henkilötietojen käsittelijä; palvelut tuotetaan EU-alueen konesaleista |
| Linecarrier Oy | Teleoperaattori — puheluliikenteen välitys |
| Cuuma Communications Oy | Teleoperaattori — puheluliikenteen välitys |
| Aallon Group Oyj | Kirjanpito ja laskutus — henkilötietojen käsittelijä |
Tietoja luovutetaan viranomaisille lainsäädännön velvoittaessa. Tietoja ei myydä eikä luovuteta kolmansille markkinointitarkoituksiin.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötiedot käsitellään ensisijaisesti EU-alueella. Jos palveluntarjoajan (esim. Microsoft) tuki- tai ylläpitotoiminta edellyttää käsittelyä EU:n tai ETA:n ulkopuolelta, siirto perustuu Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (SCC) ja/tai EU–US Data Privacy Framework -järjestelyyn. Jäljennöksen käytetyistä suojatoimista saa pyynnöstä tietosuojapyyntöjen osoitteesta.
11. Tietojen suojaus
- Pääsy henkilötietoihin on rajattu työtehtävien mukaisin käyttöoikeuksin; jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen tunnus ja monivaiheinen tunnistautuminen (MFA).
- Järjestelmät toimivat Microsoftin EU-alueen konesaleissa; tietoliikenne on salattua ja käyttöä valvotaan lokituksella.
- Henkilöstö on koulutettu tietosuojakäytäntöihin ja sitoutunut salassapitoon.
- Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään tietoturvallisesti.
12. Evästeet
Verkkosivustomme evästeistä kerrotaan erillisellä evästesivulla, jonka yhteydessä kävijä voi antaa ja peruuttaa suostumuksensa muihin kuin välttämättömiin evästeisiin.
13. Muutokset tähän selosteeseen
Päivitämme selostetta toiminnan tai lainsäädännön muuttuessa. Olennaisista muutoksista kerrotaan verkkosivullamme. Tämä versio on päivitetty 8.10.2026 ja se korvaa 4.–8.1.2018 päivätyt rekisterikohtaiset selosteet.
